Em uma biblioteca sempre ocorre problemas que poder ser evitado, tendo o cuidado de fazer uma vistoria técnica pelo menos um ou duas vezes por ano, tomando medidas preventivas para manter os materiais do acervo livres de problemas futuros que possa danificar os seus livros e documentos. Revisando os livros e documentos, o seu armazenamento, o ambiente   adequado a sua preservação, a umidade, temperatura e iluminação se estão de acordo com as normas técnicas.                                                                                                                                                            Vistoriar o edifício examinando se as condições ambientais são favoráveis, para conservação do acervo, como a poluição ambiental, temperatura, iluminação, água, umidade, falta de ventilação. Orientar quanto os alimentos trazidos para dentro do acervo, se as condições estão favoráveis para abrigo de insetos, como evitar se não acabamos com os insetos, não adianta limpar, higienizar ou restaurar os livros, pois eles voltaram a atacar.
Precisa ser feito uma vistoria geral, principalmente no final do verão, em toda  biblioteca , examinando os livros e as prateleiras e atrás dos moveis, para verificar se existem insetos que podem atacar os livros, como os CUPINS, BROCAS, ARANHAS, BARATAS, RATOS, TRAÇAS. 

Vistoria Técnica:
Consiste em vistoriar o acervo por amostragem, identificando se ocorreu algum ataque de insetos ou microorganismo. É também objetivo da vistoria, a avaliação do estado geral dos livros e documentos, para que sejam determinadas as providências a serem tomadas, que só serão definidas após o diagnóstico. O diagnóstico deverá ser a primeira etapa de todo o processo de conservação, pois é neste momento, que poderá será feito um levantamento detalhado das condições físicas de cada livro ou documento. É decisivo para a definição de quallivro ou  documento será tratado primeiro, bem como, qual será selecionado, baseado na relevância  para a instituição e a disponibilização do livro ou documento em âmbito nacional.

Monitoramento Ambiental:
O controle da temperatura e da umidade relativa do ar é de importância fundamental na preservação dos acervos de bibliotecas e de arquivos, pois níveis inaceitáveis destes fatores contribuem sensivelmente para a desintegração dos materiais. Um bom programa de monitoração inclui um plano escrito para a coleta de informações e a manutenção dos instrumentos.

Ele deve identificar os espaços a serem controlados, os procedimentos a serem adotados e as formas de gravar as informações desejadas. As amostras devem ser colhidas das maiores variações possíveis de condições. Para uma boa conservação do papel, do ponto de vista químico e físico, aconselha-se manter a temperatura entre 18 e 22oC e a umidade relativa entre 45 e 55%.                                                                                                               A medição desses índices pode feita através da utilização de aparelhos termohigrometros e devem ser realizadas diariamente. A circulação de ar deve ser disfarçada ou por meio de circular de ar ou ar condicionado. O sistema de ar condicionado deverá estar ligado ininterruptamente para evitar oscilações bruscas sobre o acervo. A manutenção de condições estáveis é de grande importância. Os níveis de temperatura ou umidade não devem ser modificados à noite, nos fins de semana, ou em outras ocasiões em que bibliotecas ou arquivos estejam fechados. O ar condicionador não deve ser desligado a noite para que a temperatura esteja sempre constante, pois nessa temperatura  acima evita a profilação ou criação dos insetos. Pois os mesmos precisam dependendo da espécie ou de muito calor ou muita umidade mais de 35º graus ou menos 18º graus. Em lugares muito úmidos não sendo possível um aparelho de ar condicionado para manter a temperatura constante deve colocar um aparelho termedromico não sendo possível usamos um desmificador ou um produto chamado acilicogel azul, que quando seco tem cor azul e estando úmido tem cor rosa se for usada tais meios fazendo devidas explicações para cada uso.
Caso a umidade relativa ultrapassar os padrões adequados, deverão ser usados aparelhos desumidificadores de ar.

 Os depósitos ou bibliotecas nunca devem ser construídos voltados para o sol, devem ter ausência na luz e calor do sol. Devem impedir os raios solares direto nos livros. As janelas devem estar sempre fechadas, se possíveis fazer janelas que não se abre, pintar os vidros ou passar um líquido próprio ou filtro solar nos vidros para formar uma película protetora dos raios solares, este liquido compramos em casa especializadas; ou colocar persianas ou cortinas emborrachadas.

A iluminação deve ser com lâmpadas florescentes especiais para biblioteca da Philips, ou colocar nas calhas das lâmpadas um protetor plástico para difundir a luz usa-se também lâmpadas Dicroica.

 A temperatura em salas aberta para o publico deve ser entre 19º a 22º e a umidade relativa do ar de 45 a 55 %.

As obras raras devem ser guardadas em salas fechadas ou armários fechados a uma temperatura entre 12ºa 14º graus e uma umidade relativa do ar de 45 a 55 %. Evitar contato com publico.

As estantes se possíveis devem ser de aço e não de madeira para evitar o ataque de cupins e demais insetos, facilitando a limpeza. As estantes de aço devem ter divisórias para melhorar acomodação dos livros estas divisórias devem ter proteção contra fogo.                                                                        

Os pisos não devem ser atapetados, carpetes, madeira ou tacos, pois tais materiais são próprios para criação de insetos.

Os pisos devem ser emborrachados ou frios com lajotas, cerâmicas ou ardósia.

O forro deve ser de laje ou estuque e com revestimento contra fogo.

As portas de vidro ou aço devem estar sempre fechadas para evitar a poeira e insetos.

Não devemos usar inseticida comum, pois podem afetar os livros tomando ressecados (ácido).

Não colocar os livros em caixas fechadas com veneno químico para conservação, pois tais produtos vão tornar as folhas e capas de couro ressecadas tornando acidas e quebradiças comprometendo toda uma coleção de livro, e a saúde quando a caixa for aberta.

CUIDADOS NO ARMAZENAMENTO E MANUSEIO

O armazenamento inadequado tem efeito direto sobre a vida útil dos materiais.

A guarda sem cuidado ou a superlotação de espaços resulta rapidamente em danos às coleções.

O manuseio inadequado também tem seu custo.

Se o manuseio normal produz, inevitavelmente, alguns danos, o manuseio descuidado rapidamente conduz a problemas sérios e irreparáveis.

Os livros, de modo geral, devem ser mantidos em local com boa circulação de ar.

Nunca devem ser guardados em contato direto com as paredes devendo estar no mínimo a 7 cm de distância das mesmas, para facilitar o movimento do ar ao seu redor e evitar a ocorrência de bolsões de ar úmido. Isto se faz especialmente importante quando as estantes de livros estão posicionadas junto as paredes externas de um prédio.

Os livros armazenados em armário fechado também devem guardar certa distância da parede de fundo do armário e o próprio armário deve ficar afastado em aproximadamente 7 cm da parede.

Os livros devem ser sustentados em posição vertical sobre as prateleiras. Não se deve permitir sua inclinação para um lado ou outro, pois isto força a encadernação.

Devem ser colocados de forma a encher as prateleiras, a fim de evitar que se inclinem: entretanto, não se deve apertá-los de forma a provocar danos ao retirá-los da estante.

Caso as prateleiras não estejam cheias, devem ser utilizados bibliocanto  para manter os livros em pé.

Estes suportes devem ser à prova de danos, com superfícies lisas e cantos arredondados, para evitar o risco de arranhar as encadernações ou de rasgar ou amassar as folhas.

Os livros não devem ultrapassar as margens das prateleiras, estendendo-se no espaço dos corredores, pois assim corre o risco de serem danificados. Ao invés disso, devem ser previstas prateleiras de dimensões especiais, adequadas para armazenagem de livros grandes.

Até que se reorganizem as estantes, os livros devem ser guardados com a lombada para baixo.

Os livros grandes e pesados devem serem colocados deitados para não forçar as lombadas.

Armazenando o livro nesta posição, evita-se que as folhas se descolem da encadernação por força de seu peso.

Não se devem dispor livros grandes perto dos pequenos, pois estes não os apóiam adequadamente.

As encadernações de papel e de tecido não devem ser armazenadas em contato direto com as de couro.

A acidez e os óleos que estão no couro migram para o papel e o tecido, acelerando sua deterioração.

Além disto, o couro deteriorado se transforma em uma substância poeirenta, que acaba por sujar o papel e o tecido.

Sempre que possível, os livros encadernados em couro devem ser protegidos em caixas para evitar esses problemas.

Procedimentos inadequados de manuseio podem causar danos irreparáveis aos livros.

Estes não devem ser puxados das prateleiras por sua lombada, pois isto faz com que a lombada se desprenda da capa.

Em lugar disto, devem-se empurrar os livros que se encontram ao lado daquele que se deseja, para depois puxá-lo suavemente, segurando-o dos dois lados com o polegar e os dedos.

Depois de remover o livro desejado, reajustam-se os demais na prateleira, bem como os bibliocanto.

Para recolocar o livro no primeiro lugar, deve-se retirar o bibliocanto e mover os outros livros, abrindo espaço.

Só então o bibliocanto deve ser reajustado.

Os livros sofrem freqüentemente danos desnecessários durante o processo de reprodução fotostática (xerox).

As máquinas planas exigem que a encadernação seja forçada, aplanada, para que se consiga uma boa imagem.

As melhores máquinas são aquelas com mesas em ângulo ou outras características que permitem fotocopiar uma página com o livro aberto apenas em 90º, em vez de 180º.

A lombada de um livro nunca deve ser apertada para baixo com a mão ou com a tampa da copiadora para assegurar uma imagem de qualidade. Se um livro está muito quebradiço e frágil para ser fotocopiado com segurança, deve ser micro filmado, podendo-se  produzir uma cópia em papel a partir do microfilme.

Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados.

Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em gavetas na posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino, também chamado de papel permanente.

Os documentos maiores não devem ser colocados em cima de outros menores, para evitar total deformação do suporte.

O empilhamento deverá ser criterioso, baseado nas condições físicas, do tamanho e peso de cada obra.

Em caso de duvida consultar uma empresa especializada no assunto.

 Tendo todo o cuidado os livros podem ser conservados por muitos séculos.

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